Kiat untuk pusat dukungan pelanggan yang berkualitas
Pekerjaan menjadi pusat layanan pelanggan adalah salah satu yang didambakan banyak orang. Namun, sulit untuk melakukan pekerjaan ini karena akan berurusan langsung dengan pelanggan di mana mereka biasanya memiliki keluhan khusus. Bahkan, seringkali dari mereka mmenyampaikan keluhan dengan cara yang buruk sehingga kesabaran harus diuji.
Apalagi diperlukan keahlian khusus jika ingin bekerja maksimal di bidang ini, sehingga wajib diketahui jika anda tertarik. Karena banyak orang yang meremehkan pekerjaan yang satu ini karena hanya melayani pelanggan atau memberikan solusi jika memiliki masalah. Padahal peran customer service sangat penting karena mereka merupakan perwakilan perusahaan dalam berhubungan dengan pelanggan.
Apakah perusahaan bertanggung jawab atau tidak tercermin dalam cara pusat layanan pelanggan melayani konsumen. Oleh karena itu, berikut beberapa skill yang harus dimiliki agar jika Anda mampu menguasainya, dijamin Anda akan dengan mudah menjadi customer service di perusahaan manapun. Apalagi posisi ini memiliki fungsi yang sangat besar karena merupakan gambaran seperti apa bentuk perusahaan. Semakin baik CS, semakin baik perusahaan .
Memberikan layanan kepada klien dengan karakteristik yang berbeda juga tidak mudah. Bahkan, tidak jarang bekerja di bidang ini untuk membuat kesabaran lebih teruji, terutama bertemu dengan konsumen yang tidak sopan. Menguasai ilmu ini dijamin anda bisa bekerja dengan maksimal sehingga atasan anda juga menyukai hasil pekerjaan tersebut. Kondisi ini bisa membantu anda untuk dipromosikan sehingga anda juga mendapatkan gaji yang tinggi.
Ini dapat memberikan respons cepat.
Salah satu keterampilan yang harus dikuasai oleh pusat layanan pelanggan adalah kemampuan untuk merespons konsumen dengan cepat. Jadi ketika konsumen datang untuk mengajukan keluhan, Anda harus merespons sesegera mungkin untuk memuaskan konsumen. Tentunya jawaban yang diberikan juga harus menenangkan agar tidak menambah amarah pelanggan.
Tentunya pengajuan keluhan ini karena produk yang digunakan bermasalah. Terkadang masalah ini meningkatkan kemarahan klien sehingga tidak jarang keluhan dilakukan saat mereka marah. Jadi jika Anda tidak dapat bereaksi dengan cepat dan baik, kepercayaan pelanggan menghilang sehingga mereka enggan menggunakan produk perusahaan Anda.
Apalagi jika pusat customer service bereaksi lambat, hal itu menunjukkan bahwa mereka tidak menguasai produk perusahaan, sehingga bagaimana mereka memberikan solusi tanpa bisa menguasai produk dengan baik. Jadi sebelum Anda dapat merespons dengan baik, cara jitu adalah dengan menguasai dengan baik apa yang ditawarkan perusahaan.
Jadi nanti ketika Anda memberikan jawaban, Anda tidak hanya acak, tetapi masuk akal sehingga konsumen dapat menerimanya. Dengan cara ini, ditunjukkan bahwa perusahaan bertanggung jawab penuh ketika produk mereka memiliki masalah. Karena jika Anda hanya memberikan jawaban, itu tidak hanya membuat marah pelanggan, tetapi juga menghilangkan kepercayaan mereka.
Mampu berkomunikasi dengan baik.
Tentunya skill yang harus dimiliki oleh sebuah customer service center yang tidak kalah penting adalah mampu berkomunikasi dengan baik dan jelas. Karena tidak semua orang mampu berkomunikasi dengan baik di mana hal itu tidak bisa dilakukan. Karena jika anda mampu berkomunikasi dengan baik, anda bisa memberikan informasi sejelas mungkin sehingga konsumen tahu apa yang dikatakan.
Dengan cara ini, informasi dapat diterima oleh konsumen. Namun, tidak semua orang mampu berkomunikasi dengan baik. Ada kemungkinan bahwa mereka akan gagap ketika berbicara dengan konsumen, terutama jika mereka marah. Namun ada baiknya ketika Anda berkomunikasi nanti, gunakan kata-kata positif agar kemarahan pelanggan bisa mereda.
Menggunakan bahasa yang positif dan terorganisir dapat membuat konsumen terdorong, terutama jika pilihan lain ditawarkan. Karena jika pusat layanan pelanggan menggunakan bahasa yang tidak pantas dan niatnya tidak ditangkap oleh pelanggan, itu hanya akan menghangatkan situasi. Bahkan, tak jarang konsumen berani menuntut perusahaan untuk mendapatkan tanggung jawabnya.
Karena itu, untuk meningkatkan hal ini, jangan lupa untuk selalu berlatih komunikasi sebaik mungkin. Dengan cara ini, informasi yang kemudian disampaikan dapat diterima oleh konsumen dan dipahami. Sehingga tidak akan ada komunikasi yang terlewat yang menyebabkan kesalahpahaman. Syarat dan ketentuan ini dapat memperbarui hubungan perusahaan dengan pelanggannya.
Saya dapat meyakinkan pelanggan untuk tidak ragu.
Tentunya ketika anda menjadi customer support center, anda harus pintar-pintar meyakinkan pelanggan agar tidak ragu. Tentu saja, ketika pelanggan mengajukan keluhan, pasti ada masalah dengan produk yang mereka miliki. Kondisi ini tentunya mempengaruhi kepercayaan pelanggan terhadap produk tersebut, sehingga tidak menutup kemungkinan mereka malas untuk menggunakan produk yang dirilis perusahaan nantinya.
Kondisi tersebut, jika dibiarkan, dapat mempengaruhi pendapatan perusahaan sehingga tidak menutup kemungkinan bangkrut. Oleh karena itu, sangat penting bagi CS untuk dapat meyakinkan pelanggan bahwa produk tersebut tidak memiliki masalah dan dapat memberikan solusi atas masalah tersebut. Hal ini dapat menyebabkan masalah yang dihadapi klien untuk memiliki jalan keluar.
Dengan cara ini, kepercayaan pelanggan tidak akan hancur sehingga mereka terus menggunakan produk tersebut. Tetapi sangat penting bahwa pusat layanan pelanggan pada saat itu meyakinkan pelanggan mereka untuk tidak membuat janji palsu. Karena membuat janji palsu hanya memberi pelanggan harapan, tetapi perusahaan tidak menyadarinya, yang mengarah pada kekecewaan.
Kekecewaan juga mempengaruhi kepercayaan. Jadi ada baiknya anda memberikan jawaban berupa solusi agar meredakan amarah. Dengan memberikan solusi, juga meyakinkan pelanggan bahwa perusahaan memang bertanggung jawab penuh atas permasalahan yang muncul. Tentunya sangat sulit mencari perusahaan yang mau bertanggung jawab karena jika ada masalah sama dengan membuktikan bahwa produknya tidak berkualitas tinggi.
Tingkat kesabaran yang tinggi
Kemampuan yang tidak kalah penting bagi pusat layanan pelanggan adalah tingkat kesabaran yang tinggi. Karena nantinya mereka akan bertemu dengan pelanggan yang memiliki masalah sehingga tidak jarang keluhan disampaikan dengan marah. Jika Anda tidak memiliki tingkat kesabaran yang tinggi dan merespons dengan marah , maka itu hanya mengacaukan suasana.
Itulah mengapa penting untuk memiliki tingkat kesabaran yang tinggi sehingga mereka dapat bereaksi secara positif. Menjadi pasien juga bisa membuat kepala lebih dingin sehingga mampu berpikir positif dan memberikan solusi dengan tepat. Tentu saja, bersabar tidaklah mudah karena tidak jarang pelanggan berperilaku kasar meskipun tidak secara langsung.
Oleh karena itu , Anda harus terus melatih kesabaran untuk dapat bereaksi positif meskipun kemarahan pelanggan sedang memuncak. Tidak mudah menjadi anggota CSS. Karena Anda tidak akan selalu bertemu klien yang mampu menggunakan bahasa yang baik ketika mereka mengajukan keluhan nanti. Bahkan, tidak jarang ketika mereka mengajukan keluhan bahwa hati Anda sakit sehingga mempengaruhi suasana hati selama bekerja.
Ini adalah beberapa keterampilan yang perlu Anda kuasai jika Anda ingin bekerja di bidang ini. Meski terkesan sepele, namun akan ada kendala yang harus dihadapi agar kualitas anda teruji. Jadi, untuk muncul sebagai pusat dukungan pelanggan yang berkualitas, Anda harus menguasai semua keterampilan dasar ini. Bayangkan saja jika kamu ingin menjadi seorang CS, namun skill dasar seperti ini tidak bisa dikuasai dengan baik.